RPAツールを使って業務効率改善

RPAでできることは？

RPAは多くの業務を自動化することができる非常に便利なツールですが、すべての業務を自動化できるわけではありません。RPAを利用してできることとできないことを理解し、日々の業務の効率化に繋げましょう。ここではRPAを使ってできることと、できないことについて解説します。

RPAでできること

• 定期的な競合の価格調査
• 請求書の自動発行
• 日次のレポート自動作成
• 最適化された在庫管理
• SNSにおける口コミの自動収集
• 問い合わせへの即時対応

RPAでできることには上記のようなものがあります。ここではそれぞれの詳細について解説します。

定期的な競合の価格調査

RPAを用いて競合の公式サイトやオンライン販売サイトから、競合製品の価格データを収集し、エクセルで一覧化するまでを自動化できます。これにより、自社の価格戦略を再検討する際の貴重なデータを効率的に収集することが可能となります。

請求書の自動発行

請求書発行プロセスをRPAで自動化することで、手間と時間を大幅に削減し、エラーを減らすことができます。営業担当者が共有フォルダに売上伝票をアップロードするだけで、自動的に販売管理システムにデータを転記し、指定された日に請求書をメールで受け取ることができます。

日次のレポート自動作成

RPAを利用することで、ECサイトや広告プラットフォームからこれらの情報を自動的に収集し、定型的なレポートを作成することができます。たとえばECサイト運営者の場合、サイト訪問者数、滞在時間、売上数、広告のROIなどのデータを日々自動で収集し分析することが可能となります。

最適化された在庫管理

RPAを用いることで、定時に在庫数や出荷予定数などの情報を自動で収集し、営業担当者にメールで通知することが可能です。これにより、営業担当者はいつでもどこでも在庫状況を把握し、生産指示を適切なタイミングで出すことができます。

SNSにおける口コミの自動収集

さまざまなSNSプラットフォームに投稿される、自社や製品に関する口コミやフィードバックを収集する作業も、RPAによって自動化することが可能です。たとえば、特定のキーワードに基づき、肯定的な意見と否定的な意見を分類し、Excelに起票することができます。また、特定のコメントが検出された際には、メールで通知を受け取る設定などもあわせて行えます。

問い合わせへの即時対応

問い合わせフォームからの質問に対して、RPAを利用して自動返信を行うと同時に、社内の業務管理システムに情報を登録し、関連部門に通知することで、迅速かつ効率的な対応が可能になります。

RPAでできないことは？

一方、RPAを導入しても以下のような業務は効率化が難しい場合があります。

• 複雑な意思決定
• 非構造化データの処理
• 創造的な作業
• 感情に基づく対応
• 継続的な学習と進化

RPAはプログラムされた指示に従って動作するため、RPA単体での複雑な分析や意思決定を行うことはできません。不確定要素がある場合や内容に変動がある場合など、創造性を要する作業や革新的な問題解決は、RPAでは扱うことができません。

また、顧客サービスやカスタマーサポートなど、人間（顧客）の感情を読み取り適切に対応する必要がある場面の業務も難しいでしょう。RPAは、AIとは異なり自己学習ができないため、環境の変化や新たなシナリオに対応するためには人間による再プログラミングが必要です。